O que é e como fazer a procuração do FGTS Digital?
Pessoas físicas e jurídicas que têm obrigações com o FGTS possuem diversos processos a serem realizados mensalmente. Por isso, muitas vezes o ideal é recorrer a uma procuração do FGTS Digital, para que outra pessoa ou empresa possa ajudá-la a cumprir com todas as suas obrigações legais.
Porém, o que é exatamente a procuração do FGTS Digital? Muitas pessoas possuem essa e outras dúvidas acerca desse assunto, como em quais situações pode ser importante cadastrar uma procuração e como cadastrá-la no sistema do FGTS.
Por isso, o Digio preparou esse conteúdo para sanar esses e outros questionamentos comuns sobre esse tópico. Quer saber mais? Então continue a leitura!
O que é procuração do FGTS Digital?
A procuração do FGTS Digital é um documento que permite que uma pessoa ou empresa designe um terceiro, chamado de representante legal ou outorgado, para acessar e realizar operações no sistema do FGTS Digital em seu nome.
Com essa procuração, o representante pode realizar uma série de atividades no sistema FGTS Digital, como consultar informações sobre saldo e movimentações, emitir guias de recolhimento, além de outros procedimentos relacionados ao FGTS.
Importante ressaltar que o outorgado pode ser uma pessoa física ou jurídica. Ou seja, é possível emitir uma procuração tanto para um contador ou advogado específico, como para um escritório de contabilidade ou de advocacia, por exemplo.
Esse recurso é especialmente útil para empresas e indivíduos que precisam gerenciar suas obrigações relacionadas ao FGTS, mas preferem ou necessitam que outra pessoa ou entidade execute essas tarefas.
Para criar uma procuração no FGTS Digital, é preciso acessar o Sistema de Procuração Eletrônica, conhecido pela sigla SPE.
Quem pode usar a procuração do FGTS?
A procuração do FGTS Digital pode ser utilizada por qualquer pessoa ou instituição que tenha sido designada como representante legal por meio da procuração no sistema FGTS Digital.
Porém, é mais comum que essa procuração seja destinada às seguintes pessoas e organizações:
- Contadores e escritórios de contabilidade: frequentemente as empresas dão uma procuração do FGTS para o seu contador ou para o escritório de contabilidade com que trabalham. Com isso, eles podem gerenciar todo o recolhimento e as obrigações relacionadas ao FGTS.
- Advogados: em caso de disputas ou consultas específicas, os advogados de uma empresa também podem receber uma procuração para tratarem de questões legais relacionadas ao FGTS.
- Empregados de confiança: no caso de empresas que possuem contabilidade interna, por exemplo, uma procuração pode ser designada para funcionários de confiança para que possam gerenciar diversos aspectos do FGTS, como a emissão de guias e a consulta de informações.
Além desses profissionais, a procuração pode ser feita para qualquer outra pessoa ou empresa de confiança do titular da conta. Isso pode incluir consultores ou qualquer outro tipo de profissional que auxilie na administração das questões trabalhistas e fiscais.
Quando fazer uma procuração do FGTS?
Fazer uma procuração do FGTS é algo indicado em várias situações específicas, principalmente quando o titular da conta ou responsável pela empresa precisa delegar a terceiros a responsabilidade de gerenciar as questões ligadas ao FGTS.
Confira alguns dos casos mais comuns para a solicitação de uma procuração desse tipo:
Empresas com alto volume de funcionários
Quando a empresa possui um grande volume de funcionários, é comum que ela conceda uma procuração para contadores ou escritórios de contabilidade. Assim, a empresa facilita o recolhimento do FGTS, a emissão de guias e a gestão de débitos, que ficam a cargo da contabilidade.
Gestão terceirizada
No caso da terceirização da gestão contábil ou administrativa da organização, geralmente é concedida uma procuração para que a empresa contratada possa acessar e operar o sistema do FGTS em nome da contratante.
Falta de conhecimento técnico
Caso o titular da conta, seja pessoa física ou jurídica, não tenha o conhecimento técnico necessário para realizar as operações do FGTS, ou caso não tenha tempo suficiente para se dedicar a esses processos, ele pode dar uma procuração para que outra pessoa ou empresa possa realizar essas tarefas.
Processos judiciais ou extrajudiciais
Em caso de investigações, disputas judiciais ou negociações que envolvam o FGTS, pode ser recomendável outorgar uma procuração a um advogado, para que ele possa representar o titular de forma adequada.
Casos de viagem ou impossibilidade de acesso
Se o titular for viajar ou estiver impossibilitado de acessar o sistema do FGTS, por problemas de saúde, por exemplo, também é comum que seja feita uma procuração para que outra pessoa ou empresa realize as operações necessárias naquele momento de impossibilidade.
Gerenciamento de múltiplas empresas
Quando o titular da conta é dono ou gestor de várias organizações, ele pode delegar a gestão do FGTS dessas empresas para um ou mais procuradores. Isso facilita o controle de todas as suas contas e o cumprimento das obrigações legais de cada uma delas.
Como cadastrar a procuração do FGTS Digital?
O cadastro da procuração do FGTS Digital é um processo simples, feito por meio do SPE (Sistema de Procuração Eletrônica).
Veja a seguir o passo a passo detalhado do que deve ser feito:
- Acesse o site do SPE;
- Clique no botão “Entrar com GOV.BR”;
- Faça o login com o seu certificado digital ou certificado digital em nuvem;
- Selecione a opção “Nova Procuração”;
- Selecione o outorgado desejado. Caso não esteja cadastrado, basta cadastrá-lo em “Cadastrar Outorgado”;
- Escolha quais visualizações e acessos o outorgado terá acesso;
- Defina uma data de validade para a procuração;
- Confirme os dados apresentados na tela e assine a procuração.
Lembrando que a procuração só será válida depois que o outorgado aceitá-la. Para isso, ele deverá:
- Acessar o link que receberá por e-mail;
- Fazer login com o seu certificado digital;
- Clicar em “Aceitar”.
Apenas após esse processo, a procuração passará a ser válida.
É possível fazer uma procuração sem o certificado digital?
Sim, é possível fazer uma procuração acessando o portal sem o certificado digital, realizando o login com as outras modalidades disponíveis, como “login com o banco” ou “aplicativo gov.br”.
No entanto, para conseguir acessar a área de procuração utilizando essas formas de login alternativas, é necessário que a conta gov.br tenha sido configurada com um nível de segurança elevado, conhecido como nível ouro.
Esse é o mais alto padrão de segurança disponível para contas gov.br e exige a validação de informações sensíveis, como a biometria facial através do aplicativo, ou a associação da conta com os dados bancários, garantindo um nível adicional de proteção e autenticidade.
Apesar de ter essa possibilidade de acesso com contas nível ouro, ainda assim alguns serviços são limitados quando não acessado com o certificado digital. Por isso, o recomendado para a emissão de uma procuração é o login com um certificado digital.
Como faço para emitir um certificado digital?
O certificado digital é um documento eletrônico que funciona como uma identidade digital para pessoas físicas e jurídicas. Com ele é possível assinar documentos digitalmente, acessar alguns sistemas e validar informações, garantindo que a pessoa ou empresa que o utiliza é realmente quem afirma ser. Com isso, ele garante a autenticidade e integridade das informações trocadas no ambiente digital.
A entidade responsável pela emissão desse certificado é a Autoridade Certificadora (AC). Existem algumas empresas desse tipo no Brasil, sendo as principais: Serasa Experian, Certisign, Valid e Soluti.
Para emitir o seu certificado digital, siga os passos abaixo:
- Escolha uma Autoridade Certificadora;
- Escolha o certificado desejado (e-CPF para pessoas físicas e e-CNPJ para pessoas jurídicas);
- Preencha o formulário de solicitação;
- Agende a validação presencial (em alguns casos, também pode ser agendada uma validação online);
- Realize a validação;
- Após o recebimento do certificado, instale-o no seu dispositivo.
Após esse processo, você terá permissão para realizar assinaturas digitais, acessar portais governamentais e outros aplicativos que exigem essa autenticação, como é o caso do SPE para a realização da procuração do FGTS Digital.
O que o procurador outorgado pode fazer com o meu FGTS?
Depois de cadastrar a procuração do FGTS Digital, o procurador outorgado, ou seja, a pessoa ou entidade que recebe a procuração, pode realizar apenas as atividades que foram expressamente autorizadas por você na procuração.
Dessa forma, os poderes que ele terá vão depender diretamente do que você permitiu que ele faça. Algumas das operações mais comuns que o procurador pode executar são:
- Consulta de informações da conta do FGTS;
- Emissão de guias de recolhimento;
- Regularização de débitos;
- Retificação de informações cadastrais ou sobre empregados;
- Movimentação de recursos;
- Acompanhamento de processos administrativos;
- Representação em procedimentos judiciais ou extrajudiciais.
Essas atividades estão divididas em dois módulos diferentes, que deve ser escolhido pelo titular da conta no momento de fazer a procuração. Esses módulos de permissão são: Consulta e Edição.
Basicamente, na opção de “Consulta”, o outorgado poderá apenas gerar as guias e consultar dados no sistema. Já na opção de “Edição”, a pessoa que recebe a procuração poderá movimentar recursos, efetuar recolhimento de valores, dentre outras atividades.
Como o procurador só poderá realizar as atividades que foram autorizadas, é importante definir com clareza o que você deseja que ele faça, a fim de conceder as autorizações necessárias para que ele possa realizar o trabalho da melhor forma.
Qual é a validade da procuração do FGTS Digital?
A procuração do FGTS não possui um prazo de validade padronizado para todas que são emitidas. A validade de cada uma vai depender do prazo escolhido pela pessoa que está realizando a procuração.
Esse período de validade é determinado no momento em que a procuração é emitida, podendo ter um prazo de validade de até 12 meses. Passado esse período, é possível realizar a renovação da procuração por mais um período específico.
Nos casos em que o outorgado precisa da liberação por um período curto de tempo, geralmente apenas durante a realização de algum processo, é comum que a procuração tenha validade de apenas alguns dias ou meses. Dessa forma, após essa data a procuração será revogada, deixando de ter validade legal. Ou seja, o procurador outorgado não terá mais os poderes que lhe foram concedidos sobre a conta do FGTS do outorgante.
Já em casos nos quais o outorgado realiza operações mensais naquela conta do FGTS, como é o caso de contadores e funcionários responsáveis por esses processos dentro da empresa, a validade costuma ser de 12 meses, possibilitando o acesso pelo maior tempo possível antes de renovar a procuração.
Como renovar a procuração do FGTS Digital?
É possível renovar a procuração do FGTS Digital sempre que necessário, independente da sua validade já ter expirado ou não.
Para realizar a renovação da procuração, basta seguir os passos abaixo:
- Acesse o Sistema de procuração Eletrônica (SPE);
- Vá até a seção de “Procurações”;
- Clique na procuração que deseja renovar;
- Escolha a opção de renovação;
- Atualize os dados (caso necessário);
- Assine digitalmente a renovação.
Após esse processo, o procurador receberá um link por e-mail. Ele deverá acessá-lo e aceitar a procuração. Assim como da primeira vez, a renovação só será válida quando houver a confirmação do outorgado.
Lembre-se de se planejar para renovar a procuração antes que seu prazo de validade expire, assim você evita que haja qualquer interrupção nas operações que o procurador precisa para realizar em seu nome.
Esperamos que esse conteúdo tenha sanado todas as suas dúvidas em relação à procuração do FGTS Digital. Quer aprender mais sobre outros temas ligados ao FGTS? Então navegue em nosso blog e acesse outros conteúdos sobre o assunto.
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